Gedruckte Eventtechnik

Zu sagen, dass Technologie unser Leben leichter macht, ist eine Untertreibung. Denken Sie an Ihre typische Morgenroutine: Nachdem Sie trödelnd Ihren Wecker ausgeschaltet haben, scannen Sie wahrscheinlich E-Mails auf Ihrem Telefon oder Computer, während Sie den Kaffee kochen lassen. Das ist moderne Technologie vom Feinsten – alles vor 9.00 Uhr morgens.

Für Veranstaltungsplaner sollte die Nutzung der Vorteile der Technologie nicht aufhören, wenn Sie ins Büro kommen. Wie bei vielen anderen Jobs werden die glamourösen Aspekte der Veranstaltungsplanung durch das Alltägliche abgemildert – die Verwendung von Excel-Tabellen zur Nachverfolgung der Veranstaltungsteilnehmer, die Erstellung von per Hand verschickten Einladungen und Namensschildern und die manuelle Nachverfolgung von Veranstaltungsbudgets – was unglaublich zeitaufwändig ist und nicht gerade zum Nachdenken anregt.

Eventplanung

Durch den Einsatz von Software, die jeden Aspekt einer Veranstaltung von der Planung über die Produktion bis hin zur Analyse des Erfolgs integriert, können die Planer mehr Zeit auf die Aspekte der Arbeit verwenden, die Talent und Strategie erfordern, wie z.B. den Umgang mit den VIPs der Teilnehmer. Dank der Technologie können Planer die manuelle Arbeit reduzieren und die Effizienz verbessern, um sicherzustellen, dass die Teilnehmer bei künftigen Veranstaltungen wiederkommen.

Hier sind die 10 wichtigsten Gründe, aus denen Veranstaltungsplaner in Technologie investieren müssen, um ihr Tagesgeschäft zu unterstützen.

Es spart Zeit

Sparen Sie sich Stunden der Dateneingabe. Veranstaltungsmanagement-Software zeichnet Daten automatisch auf und tabellarisiert sie, so dass Sie Zeit haben, sich auf Dinge zu konzentrieren, die Ihrer Aufmerksamkeit und Ihrem Können würdig sind.

Menschliches Versagen wird ausgeschlossen

Nachdem man einen ganzen Nachmittag lang eine Excel-Tabelle angestarrt hat, macht selbst der akribischste Veranstaltungsplaner zwangsläufig Fehler. Software wird das nicht tun. Die Automatisierung detailorientierter Aufgaben bedeutet, dass Sie sich keine Gedanken über Tippfehler, Rechenfehler oder Ähnliches machen müssen. Gedruckte Elektronik macht individuell abgestimmte und maßgefertigte Installationen möglich. Flexible Anwendungen sind möglich und Sie können Displays, elektronische Folien und andere Smart Devices damit ausstatten.

Auch erfolgreich nach der Veranstaltung

Mit einer Software, die Ihre Teilnehmer und deren Antwortschreiben verfolgt, werden Sie niemals versehentlich jemanden um Feedback bitten, nur um dann festzustellen, dass er nicht wirklich zur Veranstaltung gekommen ist. Dies ist notwending für eine gesteuerte, organische Entwicklung Ihres Unternehmens.

Sie können sich auf die Veranstaltung konzentrieren, während sie stattfindet

Wenn Sie sich schon einmal die ganze Nacht an den Check-in-Tisch gefesselt gefunden haben, dann ist Software genau das Richtige für Sie. Wenn Prozesse wie die Registrierung und der Druck von Namensschildern automatisiert sind, können Veranstaltungsplaner dem Check-in-Dienst entgehen und die gesamte Funktion überwachen.

Konzentrieren Sie sich auf Ihre Stärken

Wenn Sie, wie viele Veranstaltungsplaner, kein Experte im Zahlenrennen sind, kann Software helfen. Wenn Sie ein Ereignisverwaltungsprogramm mit Datenerfassungsfunktionen verwenden, erhalten Sie die Informationen, die Sie benötigen, übersichtlich dargestellt, ohne dass Sie eine einzige Berechnung durchführen müssen.

Behalten Sie den Überblick über Ihre Gäste

Eine Customer Relationship Management (CRM)-Plattform kann nicht nur für die Aufzeichnung von RSVPs und bestätigten Teilnehmern nützlich sein, sondern auch für das Führen von Notizen über diese Gäste. Müssen Sie zum Beispiel wissen, worum es in der Keynote eines Redners gehen wird? Diese Art von Daten können in einem CRM-System aufgezeichnet werden, damit sie leicht nachzuschlagen und sich zu erinnern sind.

Messen Sie Ihren Erfolg

Wenn Sie Ihre Chefs oder Ihr Unternehmen davon überzeugen müssen, weiterhin einen Teil des Budgets für Veranstaltungen zu verwenden, sind Daten Ihr bester Angriffsplan. Viele Management-Softwareprogramme verfolgen automatisch Erfolgskennzahlen wie Besucherzahlen und Einnahmen, die weitaus beeindruckender und legitimer erscheinen als eine Beschreibung nach der Veranstaltung, die nur mit qualitativen Notizen gefüllt ist. Die Anzahl der Gäste auf Ihrem Event können Sie per App oder mit in gedruckte Elektronik eingebaute Sensoren messen.

Sammeln Sie Daten, von welchen das Unternehmen profitiert

Zusätzlich zu den Informationen über die Veranstaltung selbst kann die Veranstaltungssoftware Daten über Dinge wie Upselling-Möglichkeiten und Leads, die als Ergebnis Ihrer Veranstaltung generiert wurden, präsentieren. Diese Informationen können dann in die weitere Planung des Geschäftsbetriebs einbezogen werden.

Datenverarbeitung

Erhalten Sie Vorschläge für das nächste Mal

Wenn die Datensammlung Ihrer Software zum Beispiel gezeigt hat, dass eine hohe Anzahl von Personen, die ihre Einladungen angenommen haben, nicht wirklich erschienen ist, wissen Sie, dass dies ein Bereich ist, auf den Sie sich bei kommenden Veranstaltungen konzentrieren sollten. Diese Erkenntnisse wiederum steigern den Erfolg und die Rentabilität zukünftiger Projekte.

So macht Ihre Arbeit mehr Spaß

Denn die Planung der Veranstaltung ist weitaus angenehmer, als 500 Namensschilder auszudrucken. Doch auch hier können Printed Electronics zur Anwendung kommen und wunderschöne elektronische Karten entstehen.

Veranstaltungsplaner haben eine Menge zu tun, und, seien wir ehrlich, nicht alles macht Spaß. Mit der richtigen Technologie können Sie sich einen Teil der arbeitsreichen Arbeit abnehmen und die Zeit finden, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Das steigert nicht nur die Effizienz und macht das Leben leichter, sondern führt auch zu besseren und profitableren Veranstaltungen. Machen Sie also weiter – machen Sie sich ein für alle Mal die Technologie zu eigen!